唁慰信的格式同书信的格式一样，具体地讲由称谓、正文、结尾、落款几部分组成。
(一)称谓 在第一行顶格写上对方的姓名称谓。如“××吾兄”。称谓后加冒号。
(二)正文 正文一般要写明以下一些内容： 先写自己听到对方失去亲人后的难过心情，在此还可以写些自己对死者怀念的话，约略叙述自己同死者的一些交往，但文字不可太多。 接下来要写些劝慰对方的话，这是唁慰信的主要部分。
要劝对方节哀自重，可以讲些诸如生老病死等皆是自然规律等一些大道理，也可以讲些逝者已逝，来者当化悲痛为力量，以工作为重的话。唁慰信的内容当以劝慰生者为目的。
最后说明自己不能前往吊唁特意书写信件以表哀思的情况。
(三)结尾 唁慰信结尾一般写上“祝你健康”、“致以问候”、“望保重”等礼仪词语。